Bij de invulling van de duurzaamheidsspiegel, en zeker bij de module ‘duurzame ontwikkeling’ moeten verschillende sectoren betrokken worden. Er moeten minstens vertegenwoordigers uit 2 of meerdere adviesraden, hetzij 3 of meerdere middenveldorganisaties bij betrokken zijn. Het uitvoeren van de duurzaamheidsspiegel zonder dat er een dialoog aan te pas komt (bvb. in de vorm van een schriftelijke enquête) mag niet.

De adviesraden of overlegplatformen die de spiegel invullen moeten contact opnemen met het gemeentebestuur of de verantwoordelijke ambtenaar.

Politieke partijen en politiek georiënteerde organisaties kunnen het initiatief tot invulling niet nemen en kunnen de resultaten niet gebruiken voor partijpolitieke propaganda.

De gemeente heeft recht van repliek na de invulling van de duurzaamheidsspiegel.